Política de Privacidad

La Universidad Francisco de Paula Santander (UFPS), y en específico la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, se comprometen a proteger la privacidad de sus usuarios y a garantizar el adecuado tratamiento de sus datos personales, en estricto cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y demás disposiciones reglamentarias vigentes en la República de Colombia.

1. Responsable del Tratamiento

El Responsable del Tratamiento de los datos personales recopilados a través de las plataformas digitales de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus es:

• Razón social: Universidad Francisco de Paula Santander
• NIT: 890.500.622-6
• Domicilio: Avenida Gran Colombia No. 12E-96, Barrio Colsag, Cúcuta, Norte de Santander, Colombia
• Correo electrónico: biblioteca@ufps.edu.co
• Sitio web: biblioteca.ufps.edu.co

En el marco de la autenticación con Google y el almacenamiento de documentos en Google Drive institucional, Google LLC actúa como Encargado del Tratamiento, procesando datos por cuenta de la UFPS bajo los términos de servicio y el Acuerdo de Procesamiento de Datos de Google Workspace for Education.

2. Base Legal del Tratamiento

El tratamiento de datos personales por parte de la UFPS — Biblioteca Eduardo Cote Lamus se sustenta en las siguientes bases legales:

• Ley 30 de 1992 (Educación Superior): habilita a las instituciones de educación superior a recopilar y tratar datos de sus estudiantes y usuarios para el cumplimiento de sus funciones misionales.
• Art. 10°, literal c), Ley 1581 de 2012: el tratamiento es autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Autorización del Titular: para los tratamientos no amparados por habilitación legal expresa, el usuario otorga su consentimiento al autenticarse en las plataformas institucionales.

3. Información que Recopilamos

En el marco de nuestros servicios digitales y autenticación de usuarios, podemos recopilar la siguiente información:

• Datos de autenticación (Google OAuth): Correo electrónico institucional (@ufps.edu.co), nombre completo y fotografía de perfil, obtenida a través de los servicios de Google OAuth para facilitar el acceso a nuestros sistemas (préstamos, paz y salvos, etc.).
• Datos académicos básicos: Código estudiantil o número de identificación para vincular su cuenta con nuestro sistema integrado de biblioteca (Koha).
• Datos de uso: Información sobre reservas de espacios, consultas de material bibliográfico y estado de préstamos.
• Datos del Módulo de Trabajos de Grado: Título del trabajo, autores, director/asesor, programa académico, fecha de entrega, estado del trámite, correcciones solicitadas y documentos PDF asociados.
• Datos de sesión (cookies funcionales): Tokens de sesión necesarios para mantener la autenticación activa durante el uso de la plataforma.

4. Finalidad del Tratamiento de Datos

La información recopilada se utilizará exclusivamente para los siguientes fines:

• Facilitar el acceso seguro a las plataformas digitales de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus.
• Gestionar y llevar control de los préstamos de material bibliográfico, reservas de salas y cubículos.
• Generar certificados de paz y salvo requeridos por la institución.
• Notificar a los usuarios sobre vencimientos de préstamos, sanciones o novedades de la biblioteca.
• Gestionar el trámite de revisión, corrección y aprobación de trabajos de grado y cursos de profundización, con fines de trazabilidad académica y auditoría.
• Fines estadísticos e históricos, de forma anonimizada, para mejorar nuestros servicios.

5. Protección, Almacenamiento y Conservación

Los datos personales suministrados son almacenados en servidores seguros con acceso restringido. Se emplean las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su alteración, pérdida o acceso no autorizado, conforme al principio de seguridad del Art. 4°-g de la Ley 1581 de 2012.

Los documentos académicos (PDF) son almacenados en el repositorio institucional de Google Drive de la UFPS, bajo las condiciones de seguridad de Google Workspace for Education. No se guardan como archivos binarios en la base de datos de la Biblioteca.

Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas, o mientras exista una obligación legal o académica que lo justifique. No se eliminarán físicamente expedientes, revisiones ni historiales de trámites académicos activos.

No compartiremos, venderemos ni alquilaremos su información personal a terceros, salvo requerimiento de autoridad judicial competente o disposición legal expresa.

6. Transferencia Internacional de Datos

En cumplimiento del Art. 26 de la Ley 1581 de 2012, se informa que el uso de los servicios de Google LLC (Google OAuth y Google Drive, con servidores ubicados fuera de Colombia) implica una transferencia internacional de datos personales. Esta transferencia se realiza amparada en:

• El Acuerdo de Procesamiento de Datos de Google Workspace for Education, que establece obligaciones de protección equivalentes a las exigidas por la normativa colombiana.
• La naturaleza del servicio contratado institucionalmente por la UFPS con Google.

7. Uso de Cookies y Sesiones

Nuestras plataformas utilizan cookies de sesión necesarias para el funcionamiento del sistema de autenticación. Estas cookies:

• Son de carácter estrictamente funcional y no se utilizan con fines publicitarios ni de seguimiento comercial.
• Se eliminan automáticamente al cerrar la sesión o al vencer el tiempo de inactividad establecido.
• No rastrean la actividad del usuario fuera de las plataformas institucionales de la Biblioteca.

8. Derechos del Titular (ARCOP)

Como titular de la información, usted tiene derecho a (Art. 8°, Ley 1581 de 2012):

• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante el Responsable del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, cuando dicha autorización sea requerida.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.

9. Procedimiento para Ejercer sus Derechos

Para ejercer sus derechos, el titular o su representante deberá presentar una solicitud o reclamo dirigido al Responsable del Tratamiento, indicando: nombre completo, datos de contacto, descripción de los datos a los que se refiere la solicitud y finalidad del requerimiento.

• Consultas (Art. 14, Ley 1581): Serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuere posible, se informará al interesado dentro de ese término, indicando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Reclamos (Art. 15, Ley 1581): Serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Si no fuere posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

Si agotado el trámite ante el Responsable del Tratamiento persiste la inconformidad, el titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): www.sic.gov.co.

10. Registro Nacional de Bases de Datos

En cumplimiento del Decreto 886 de 2014, las bases de datos que contienen información personal tratada por la Universidad Francisco de Paula Santander se encuentran registradas ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Contacto e Información Oficial

Para el ejercicio de sus derechos o cualquier consulta relacionada con nuestra política de privacidad, puede contactarnos a través de:

• Correo electrónico: biblioteca@ufps.edu.co
• Atención presencial: Instalaciones de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, Universidad Francisco de Paula Santander — Av. Gran Colombia No. 12E-96, Cúcuta.
• Canal PQRSDF institucional: A través de los canales oficiales de Atención al Ciudadano de la UFPS.

Para conocer el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos Personales oficial de la UFPS, visite los canales oficiales de la Universidad o comuníquese con las dependencias correspondientes (Atención al Ciudadano, PQRSDF).